Cách trích xuất dữ liệu từ đơn đặt hàng bằng công cụ trích xuất

Trừ khi bạn làm việc trong một công ty sử dụng các định dạng dữ liệu dành riêng cho nhà cung cấp, hầu hết mọi công ty đều yêu cầu xử lý đơn đặt hàng với thông tin về hàng hóa hoặc dịch vụ đã mua. Bộ phận mua hàng cần thông tin này để theo dõi chi tiêu, kiểm tra hóa đơn của nhà cung cấp và đảm bảo rằng họ đang nhận được giá tốt nhất. Để trích xuất dữ liệu từ các đơn đặt hàng để chúng có thể được sử dụng ở những nơi khác trong doanh nghiệp của bạn, bạn cần sử dụng công cụ trích xuất dữ liệu. Các công cụ này có thể trích xuất dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào một cách hiệu quả bằng cách nhận dạng các mẫu và chuyển đổi chúng thành dữ liệu có cấu trúc mà các chương trình khác có thể đọc được. Chúng là một trong những công cụ hữu ích nhất cho các doanh nghiệp thường xuyên xử lý các tài liệu phi cấu trúc như hợp đồng, vận đơn hoặc hóa đơn. Trong bài đăng trên blog này, chúng ta sẽ thảo luận chính xác công cụ trích xuất dữ liệu là gì và tại sao bạn nên sử dụng nó trong doanh nghiệp của mình.

Trích xuất dữ liệu là quá trình lấy dữ liệu từ một nguồn không ở định dạng máy có thể đọc được và chuyển đổi dữ liệu đó thành định dạng có cấu trúc. Việc trích xuất dữ liệu rất hữu ích trong nhiều ngữ cảnh. Trong kinh doanh, nó thường được sử dụng để lấy thông tin từ tài liệu PDF, biểu mẫu giấy được quét, email hoặc thậm chí là hình ảnh và biến nó thành một bảng tính hoặc bảng cơ sở dữ liệu. Trong khoa học, nó được sử dụng để lấy dữ liệu từ các nguồn khác nhau và giúp so sánh và phân tích dễ dàng hơn. Ví dụ, một nghiên cứu về tác động của biến đổi khí hậu đối với gấu Bắc Cực đã sử dụng dữ liệu trích xuất từ ​​ảnh vệ tinh để xác định những khu vực nào là tốt nhất cho gấu Bắc Cực. Khi được thực hiện đúng cách, việc trích xuất dữ liệu có thể giúp doanh nghiệp tiết kiệm rất nhiều thời gian và tiền bạc bằng cách giúp việc truy cập, phân tích và chia sẻ dữ liệu trở nên dễ dàng hơn. Trên thực tế, việc trích xuất dữ liệu quan trọng đến mức chính phủ Hoa Kỳ đã cố gắng cung cấp nhiều dữ liệu hơn ở định dạng máy có thể đọc được.

Như chúng ta đã thấy ở trên, trích xuất dữ liệu là rất quan trọng trong kinh doanh. Mặc dù điều quan trọng là có thể đọc tài liệu ở định dạng gốc của chúng, nhưng đôi khi bạn cần lấy thông tin từ tài liệu và sử dụng nó ở nơi khác. Đây là nơi khai thác dữ liệu. Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu bạn cần có sẵn trên giấy, nhưng nó không ở định dạng mà hầu hết các chương trình đều có thể đọc được. Các công cụ trích xuất dữ liệu có thể lấy dữ liệu này và chuyển đổi nó thành một định dạng máy có thể đọc được, giúp dễ dàng sử dụng hơn trong các chương trình và cơ sở dữ liệu khác.

Có nhiều lý do để sử dụng công cụ trích xuất dữ liệu. Việc trích xuất dữ liệu đặc biệt hữu ích trong các tổ chức lớn hơn, nơi dữ liệu đến từ nhiều nguồn khác nhau. Làm việc với dữ liệu phi cấu trúc này rất khó, tốn thời gian và không hiệu quả. Bạn cũng có thể cần truy cập vào dữ liệu mà máy không thể đọc được, chẳng hạn như hình ảnh, bản ghi âm hoặc ghi chú viết tay. Trong những trường hợp này, tự động hóa trích xuất dữ liệu là cách duy nhất để truy cập dữ liệu. Các công cụ trích xuất dữ liệu cũng có thể giúp bạn khai thác tối đa dữ liệu của mình. Chúng cho phép bạn tìm kiếm các tài liệu nặng văn bản thường khó điều hướng. Ngoài ra, họ có thể giúp đảm bảo rằng dữ liệu là chính xác bằng cách cho phép bạn kiểm tra lỗi khi giải nén. Cuối cùng, các công cụ trích xuất dữ liệu có thể giúp tích hợp nhiều nguồn dữ liệu khác nhau và làm cho chúng dễ sử dụng hơn.

Có hai bước chính để trích xuất dữ liệu: quét và phân tích cú pháp. Quét là quá trình chuyển đổi hình ảnh của tài liệu thành tệp hình ảnh. Mặc dù có thể sử dụng phần mềm nhận dạng hình ảnh để thực hiện bước này theo cách thủ công, nhưng việc sử dụng quy trình tự động sẽ dễ dàng hơn nhiều. Khi hình ảnh đã được chuyển đổi thành tệp hình ảnh, quá trình phân tích cú pháp bắt đầu. Trong quá trình phân tích cú pháp, công cụ trích xuất dữ liệu sẽ lấy tệp hình ảnh và phân tích nó để tìm văn bản mà nó chứa. Sau khi xác định văn bản, công cụ sẽ chuyển nó thành định dạng máy có thể đọc được. Điều này có thể liên quan đến việc tạo bảng, đồ thị, biểu đồ hoặc bảng tính. Chìa khóa để trích xuất dữ liệu thành công là đào tạo công cụ trích xuất để nhận ra dữ liệu bạn đang tìm kiếm. Đây là lúc phân tích cú pháp văn bản xuất hiện. Để công cụ trích xuất nhận dạng dữ liệu, bạn cần chỉ định thông tin bạn muốn nó tìm kiếm.

Sự kết luận

Mục đích chính của việc trích xuất dữ liệu là lấy dữ liệu từ bất kỳ nguồn nào và chuyển đổi nó thành một định dạng có cấu trúc để các chương trình khác có thể đọc được. Trong hầu hết các trường hợp, dữ liệu bạn cần có sẵn trên giấy, nhưng nó không ở định dạng mà hầu hết các chương trình có thể đọc được. Vì trích xuất dữ liệu là một nhiệm vụ quan trọng nên điều quan trọng là phải đảm bảo rằng bạn chọn một công cụ trích xuất dữ liệu. Để đảm bảo bạn nhận được kết quả tốt nhất, điều quan trọng là phải đào tạo công cụ đúng cách để nó có thể nhận ra dữ liệu bạn đang tìm kiếm.