Làm việc với tư cách là Giám đốc Lữ hành cho một Công ty sẽ như thế nào?

Nếu bạn thích lập kế hoạch hành trình và sắp xếp chi tiết điểm đến, vai trò của người quản lý du lịch có thể là công việc mơ ước của bạn. Các nhà quản lý du lịch có trách nhiệm thiết kế và giám sát các chính sách du lịch của công ty, từ quản lý chi phí đến kế hoạch du lịch của nhân viên.

Như với bất kỳ vị trí nào, mô tả về những kỳ vọng hàng ngày của bạn khác nhau tùy theo công ty. Điều quan trọng là phải nhận được lời giải thích về vai trò trước khi bạn chấp nhận một vị trí ở bất kỳ đâu. Tuy nhiên, nói chung, các nhà quản lý du lịch có nhiệm vụ nhất quán.

Một ngày của bạn sẽ có nhiều nhiệm vụ khác nhau, tất cả đều được thiết kế để đảm bảo chuyến đi an toàn và tiết kiệm chi phí cho mọi người. Với mục tiêu đó, chúng tôi đã tập hợp một hướng dẫn ngắn giải thích công việc của người quản lý du lịch cho bất kỳ công ty nào bao gồm những gì.

1. Tổng quan về công việc

Người quản lý du lịch của công ty lý tưởng biết cách xây dựng các chính sách du lịch một cách hiệu quả đồng thời theo dõi những thay đổi sắp xảy ra trong ngành khách sạn và đưa chúng vào các chính sách.

Công việc của bạn bao gồm giám sát tất cả các hoạt động từ đầu đến cuối khi một nhân viên đi công tác. Người khác có thể được giao nhiệm vụ thực hiện các bước hành động của đặt khách sạn công ty, sắp xếp phương tiện đi lại và xử lý các khía cạnh khác của chuyến du lịch. Tuy nhiên, cuối cùng, bạn phải đảm bảo tất cả được thực hiện và ban hành một cách chính xác.

Vị trí này không chỉ liên quan đến việc tổ chức và xử lý các chi tiết về chuyến đi. Bạn phải có khả năng suy nghĩ chiến lược và lập kế hoạch cho các vấn đề trước chúng xảy ra. Nếu một thử thách xuất hiện, bạn phải suy nghĩ nhanh chóng để giải quyết nó.

Ngoài ra, bạn sẽ cần các kỹ năng mềm về lãnh đạo và giao tiếp. Bạn sẽ chia sẻ chính sách du lịch của công ty với mọi người trong công ty và họ sẽ tìm đến bạn với những câu hỏi và thắc mắc.

2. Trách nhiệm của Người quản lý Lữ hành

Các nhà quản lý du lịch của công ty thường có bằng cử nhân trở lên trong một ngành như du lịch, lữ hành hoặc khách sạn. Sự giáo dục này chuẩn bị cho cá nhân những trách nhiệm mà họ sẽ cần phải thực hiện như một phần thường xuyên của công việc.

Bản thân công việc nghe có vẻ thú vị: Bạn đang lên kế hoạch cho các chuyến đi cho mọi người trong công ty! Nhưng trong khi có những phần mang tính giải trí, trách nhiệm giữ an toàn cho mọi người trong khi cân bằng hiệu quả chi phí là một vấn đề nghiêm trọng.

Nhiệm vụ của bạn sẽ bao gồm các nhiệm vụ quan trọng như:

• Phát triển các chính sách và chương trình mà công ty của bạn sẽ sử dụng cho tất cả các khía cạnh của chuyến công tác
• Xử lý các sắp xếp du lịch và giám sát các hoạt động để hoàn thành
• Kết nối và quản lý quan hệ công ty với các nhà cung cấp và đại lý du lịch để có được mức giá và dịch vụ tốt nhất
• Đàm phán giá và hợp đồng với tất cả các nhà cung cấp trong ngành du lịch khi có nhu cầu
• Tư vấn cho nhân viên về việc lấy và bảo mật các giấy tờ du lịch, bảo hiểm, chính sách quốc tế cần thiết và các thông tin quan trọng khác
• Xử lý khía cạnh tài chính của chuyến du lịch, chẳng hạn như các chương trình thẻ tín dụng, công tác phí, phí và hoàn trả, và hoàn thành các biểu mẫu mà bộ phận kế toán cần để kiểm toán

Ngoài các nhiệm vụ này, bạn có trách nhiệm xác minh rằng những người khác đang tuân thủ các thủ tục đi lại của công ty. Giao tiếp cũng rất quan trọng sau một chuyến đi. Lắng nghe phản hồi của nhân viên khi họ trở lại và nếu điều đó có lợi, hãy sử dụng nó để cải thiện các chính sách hiện có.

2. Kỹ năng cứng Người quản lý du lịch cần có

Bạn có thể có được một vị trí cấp đầu vào trong quản lý du lịch với bằng tốt nghiệp trung học hoặc tương đương. Bằng cấp giúp ích, nhưng có một số kỹ năng cứng và mềm nhất định sẽ giúp công việc của bạn dễ dàng hơn.

Có kinh nghiệm trong quản lý khách sạn hoặc du lịch là một lợi thế, cũng như có kiến ​​thức về chính sách du lịch quốc tếquy định, phong tục và tiền tệ.

Sẽ có lợi nếu bạn có thể chuẩn bị bằng cách nghiên cứu các luật và quy định, phần mềm, báo cáo và xử lý chi phí đi lại và chi phí (T&E). Các kỹ năng máy tính khác mà bạn nên thành thạo là MS Office, bao gồm các nền tảng Excel và Google Drive. Microsoft Teams cũng đang trở nên phổ biến ở nhiều công ty ngày nay.

3. Những kỹ năng mềm tạo nên một nhà quản lý du lịch lý tưởng

Các kỹ năng mềm mà bạn nên thành thạo bao gồm giao tiếp bằng lời nói và bằng văn bản (kiểm tra chính tả sẽ hữu ích, nhưng không phải là hoàn hảo) và kỹ năng đàm phán. Bạn sẽ cần phải được tổ chức và đáng tin cậy.

Vì phần lớn công việc của bạn cân bằng giữa dịch vụ khách hàng, sự hài lòng của nhân viên và lợi nhuận của công ty, nên ý thức kinh doanh mạnh mẽ và làm việc hướng tới các mục tiêu phải là nền tảng cho mọi thời điểm trong ngày của bạn.

Hãy nhớ rằng, mọi người đi du lịch cho công ty đều phụ thuộc vào bạn để giữ an toàn cho họ. Nhiệm vụ chăm sóc của bạn là mang chúng về nhà với hình dạng giống hoặc tốt hơn khi chúng rời đi.

Họ cần coi bạn là người quan tâm đến họ để họ có thể tin tưởng bạn xử lý chi tiết chuyến đi của họ. phát triển các kỹ năng trí tuệ cảm xúc (EQ) sẽ giúp bạn thành thạo phần việc này.

Sự kết luận

Nếu bạn muốn làm việc ở một vị trí luôn thú vị và khiến bạn luôn chú ý, đồng thời bạn thích lên kế hoạch cho các chuyến đi, hãy cân nhắc trở thành một nhà quản lý du lịch. Bạn sẽ cần sự kết hợp của các kỹ năng cứng và mềm trong quá trình học tập của mình. Với hướng dẫn này và kinh nghiệm của bạn, bạn sẽ nhanh chóng nắm vững vai trò này.