Mục đích của hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Quản lý tài liệu là chức năng của quản lý tài liệu. Trong hệ thống quản lý tài liệu, các tài liệu có thể được ghi lại, sắp xếp, lưu trữ, bảo mật và gắn thẻ kỹ thuật số.

Một số hệ thống quản lý tài liệu cung cấp tích hợp quy trình làm việc để tạo tài liệu ngoài chức năng cơ bản của chúng. Hệ thống quản lý tài liệu cung cấp nhiều tính năng, khả năng và tiện ích bổ sung hơn những khả năng tiêu chuẩn này. Hai lĩnh vực này đã dẫn đến một số thuật ngữ kỹ thuật, chẳng hạn như quản lý nội dung doanh nghiệp (ECM) và quản lý thông tin doanh nghiệp (EIM).

Hệ thống quản lý tài liệu đề cập đến cách một tổ chức lưu trữ, quản lý và theo dõi các tài liệu điện tử.

Sự cần thiết của Hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Mục đích của hệ thống quản lý tài liệu theo Business.com là thu thập, lưu trữ và phân phối tài liệu. Hệ thống quản lý tài liệu, ở mức độ rất cơ bản, phải có thể hoàn thành tốt ba nhiệm vụ này.

Hệ thống quản lý tài liệu phải nắm bắt tài liệu từ bất kỳ nguồn nào

Để triển khai hệ thống quản lý tài liệu, cần có thể nhập các tài liệu và tệp từ nhiều nguồn khác nhau. Trong số đó có:

• Tài liệu có thể được quét, số hóa và chụp
• Đính kèm tệp vào email
• Các ứng dụng bên ngoài công ty cho CRM và ERP
• Nội dung do người dùng tạo được lưu trữ nguyên bản trong hệ thống quản lý tài liệu

Khi các tài liệu được nhập vào một DMS, chúng sẽ tự động được phân loại và lập chỉ mục.

Nhà cung cấp kho lưu trữ tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu tập trung các tệp công ty trong kho lưu trữ tập trung này. Một hệ thống quản lý tài liệu tiêu chuẩn thường yêu cầu một dự án di chuyển lớn để chuyển các tài liệu quan trọng của doanh nghiệp vào đó. Trong M-Files, ví dụ, siêu dữ liệu và các mối quan hệ được tự động áp dụng cho các tài liệu trong các hệ thống khác thông qua các khái niệm kho lưu trữ hiện có. Không cần thiết phải di chuyển để tích hợp, vì vậy môi trường của các hệ thống khác có thể không bị ảnh hưởng.

Bảo mật dữ liệu là một cân nhắc quan trọng. Doanh nghiệp có thể giảm nguy cơ bị các tác nhân độc hại chặn dữ liệu bằng cách lưu trữ thông tin doanh nghiệp một cách tập trung. Với quyền động nâng cao, các tổ chức có thể kiểm soát tệp hoặc lớp tệp nào có thể truy cập được.

Hệ thống quản lý tài liệu giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm và truy xuất tài liệu

Hệ thống quản lý tài liệu phải giúp người dùng dễ dàng tìm kiếm thông tin.

Siêu dữ liệu được liên kết với mỗi tệp cho phép chúng được tìm kiếm bằng nhiều tham số. Ví dụ: một hóa đơn có thể có siêu dữ liệu sau:

• Số tiền nợ các bên
• Một vài ngày cần nhớ
• Số lượng
• Phòng ban hoặc bộ phận của công ty
• Mô tả về sản phẩm hoặc dịch vụ

Siêu dữ liệu mô tả tất cả thông tin đó về tài liệu để có thể thực hiện các tìm kiếm tốt hơn và truy xuất dễ dàng hơn. Google sử dụng tính năng tìm kiếm tương tự như M-Files để cho phép người dùng tìm các tài liệu liên quan bằng cách hiển thị chúng trước.

Mục đích của hệ thống quản lý tài liệu là gì?

Tự động sắp xếp, bảo mật, số hóa và phân loại tài liệu công ty, giúp truy cập, chỉnh sửa và chia sẻ chúng dễ dàng hơn. Các nhà tổ chức bắt đầu sử dụng các hệ thống quản lý tài liệu để thay thế các tủ đựng hồ sơ giấy và các thư mục manila khi các quy trình thay thế chúng. Kể từ đó, quản lý tài liệu đã đóng một vai trò quan trọng trong ngăn xếp công nghệ doanh nghiệp, kết nối các kho lưu trữ khác nhau thành một trung tâm trung tâm và tạo điều kiện thuận lợi cho quy trình làm việc.

Hệ thống quản lý tài liệu: Nó là gì?

Tùy thuộc vào mục đích sử dụng, hệ thống quản lý tài liệu có thể được chia thành nhiều loại.

So sánh quản lý tài liệu đám mây và tại chỗ

Phương pháp làm việc ưa thích của bạn là gì, dựa trên đám mây hay tại chỗ?

Hệ thống quản lý tài liệu dựa trên đám mây giúp người dùng dễ dàng truy cập tài liệu của họ từ mọi nơi.

Máy chủ cục bộ đôi khi được sử dụng để lưu trữ các tệp công ty, cung cấp chức năng quản lý tài liệu tại chỗ. Tùy thuộc vào quốc gia hoặc quy định, một số quốc gia có thể yêu cầu chủ quyền dữ liệu.